Resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.lgs. 196/2003 ("Codice Privacy").
UmDigistore di Ulderico Marciano (impresa individuale) — titolare Ulderico Marciano — con sede in Via Firenze 14, 84091 Battipaglia (SA). P.IVA 05975950659 · C.F. MRCLRC87H14A717T · REA SA-487950 (CCIAA di Salerno). Di seguito "Zaenit".
Email di contatto per la privacy: umdigistore@pec.it.
Responsabile della protezione dei dati (DPO): non nominato (non obbligatorio per questa realtà).
La piattaforma tratta due insiemi di dati con ruoli diversi:
Categorie di interessati: titolari/dipendenti dei clienti, i contatti/clienti che il cliente inserisce nel CRM e chi si candida al programma partner. Non è richiesto e non va inserito alcun dato appartenente a categorie particolari (art. 9) salvo specifico accordo.
| Finalità | Base giuridica | Conferimento |
|---|---|---|
| Creazione account ed erogazione del servizio | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Obbligatorio |
| Valutazione della candidatura al programma partner e ricontatto del candidato | Misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b) | Necessario per valutare la candidatura |
| Fatturazione e adempimenti fiscali/contabili | Obbligo legale (art. 6.1.c) | Obbligatorio |
| Sicurezza, prevenzione abusi e frodi, miglioramento del servizio | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | — |
| Comunicazioni di servizio (es. avvisi di scadenza prova) | Esecuzione del contratto / legittimo interesse | — |
| Comunicazioni di marketing su prodotti e novità | Consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento | Facoltativo |
I dati possono essere trattati da fornitori che agiscono come responsabili/sub-responsabili, nominati ex art. 28:
| Fornitore | Attività | Ubicazione / garanzie |
|---|---|---|
| Aruba S.p.A. (Aruba Cloud) | Server e database (server dedicato in data center italiano) | UE (Italia) |
| Stripe | Pagamenti e abbonamenti | Extra-UE con Clausole Contrattuali Standard (SCC) |
| Aruba (SMTP) | Invio email transazionali | UE |
| Backblaze Inc. | Copie di sicurezza del database, cifrate da Zaenit prima dell'invio (AES-256): il fornitore conserva solo file illeggibili | Dati conservati in UE (Paesi Bassi); fornitore extra-UE con Clausole Contrattuali Standard (SCC) |
| Mistral AI (se l'Assistente AI è attivato) | Assistente AI, anche sui messaggi privati di Facebook e Instagram se l'azienda lo attiva e per le bozze di risposta ai commenti solo quando una persona le chiede, e trascrizione dei messaggi vocali WhatsApp | UE (Francia) |
| Meta Platforms Ireland Ltd (se WhatsApp è collegato direttamente) | Piattaforma WhatsApp Business (Cloud API): transito di invio e ricezione dei messaggi del numero collegato dall'azienda | UE (Irlanda); eventuali trasferimenti extra-UE con Clausole Contrattuali Standard (SCC) e Data Privacy Framework |
| Meta Platforms Ireland Ltd (se l'azienda collega la sua Pagina Facebook e il suo Instagram) | Pubblicazione dei post decisi dall'azienda; ricezione e invio dei messaggi privati di Messenger e Instagram e dei commenti sotto i post della Pagina e dell'account Instagram collegati | UE (Irlanda); eventuali trasferimenti extra-UE con Clausole Contrattuali Standard (SCC) e Data Privacy Framework |
| OpenAI, L.L.C. e Google (Gemini API) (solo se l'azienda usa la Gestione social con le grafiche AI) | Creazione delle grafiche dei post a partire dalle foto e dal logo caricati dall'azienda: viene inviata la sola foto scelta, il logo e il titolo del post | Extra-UE con Clausole Contrattuali Standard (SCC) e Data Privacy Framework; i dati inviati via API non sono usati dai fornitori per addestrare i loro modelli |
| Zernio / getlate.dev (solo per i collegamenti WhatsApp effettuati tramite aggregatore) | Messaggistica WhatsApp Business (invio/ricezione) | Extra-UE con Clausole Contrattuali Standard (SCC) |
Inoltro al programma dell'azienda. Su istruzione dell'azienda, i messaggi e i commenti ricevuti da Facebook e Instagram possono essere inoltrati anche al programma gestionale indicato dall'azienda stessa, a un indirizzo protetto da una chiave che sceglie lei: da quel momento quella copia è sotto la sua responsabilità.
Gestione social. Se l'azienda attiva la Gestione social, le foto e il logo che carica servono a creare le grafiche dei suoi post: i testi li scrive lo stesso provider AI dell'assistente (Mistral AI, UE), le grafiche «a modello» le compone Zaenit sui propri server, e solo se l'azienda chiede una grafica AI la foto scelta e il logo vengono inviati al motore indicato (OpenAI o Google). Si consiglia di non caricare foto in cui si riconoscono clienti o pazienti senza il loro consenso.
Assistente AI. Zaenit può fornire l'assistente AI tramite una chiave centrale di piattaforma (provider Mistral AI, Francia/UE): l'assistente può quindi essere disponibile senza configurazione da parte dell'azienda. In alternativa l'azienda può inserire una propria chiave o usare un modello self-hosted (es. Ollama), così che nessun dato lasci la propria infrastruttura. Quando l'assistente viene usato, vengono inviati al provider AI i testi della conversazione e i soli dati CRM strettamente necessari a evadere la richiesta (es. i risultati di una ricerca chiesta dall'utente); il provider non ha accesso diretto al database. L'uso è soggetto a limiti per piano e l'azienda può disattivarlo. Tutte le operazioni di scrittura compiute dall'AI sono registrate nel registro attività (audit log). I messaggi vocali ricevuti su WhatsApp possono essere trascritti in testo dallo stesso provider AI per permettere all'assistente di rispondere: l'audio non viene conservato da Zaenit, resta solo la trascrizione nella conversazione.
Trasparenza AI (art. 50 Regolamento UE 2024/1689 — "AI Act"). Quando un utente interagisce con un assistente virtuale di Zaenit — ad esempio l'agente automatico su WhatsApp o la chat del sito — viene informato in modo chiaro che sta dialogando con un sistema di intelligenza artificiale e non con una persona.
Calendario esterno — link iCal (facoltativo). L'azienda può collegare il proprio calendario Google/Outlook incollando il relativo link iCal privato: in tal caso la piattaforma legge periodicamente (circa ogni 15 minuti) i soli orari di occupato/libero per evitare doppie prenotazioni; gli intervalli letti sono conservati in una cache temporanea e non vengono archiviati in modo permanente. Il collegamento è in sola lettura, disattivabile in ogni momento rimuovendo il link, ed è responsabilità dell'azienda custodire la segretezza del proprio link iCal.
Previsioni sulle trattative (facoltativo). La funzione "Chiusura prevista" calcola una stima statistica di probabilità sulle trattative commerciali dell'azienda, basata esclusivamente sugli esiti storici della stessa azienda. È un supporto informativo per l'utente: non produce decisioni automatizzate con effetti giuridici sugli interessati (art. 22).
I dati non sono diffusi né venduti a terzi.
Alcuni fornitori (es. Stripe, eventuali provider AI) possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tal caso il trasferimento avviene sulla base di decisioni di adeguatezza o di Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione UE, con misure supplementari ove necessario.
| Dato | Conservazione |
|---|---|
| Account e dati CRM (cliente attivo) | Per tutta la durata del rapporto |
| Prova scaduta senza abbonamento | Accesso in sola lettura ed esportazione per una finestra di grazia di circa 60 giorni, poi cancellazione automatica |
| Su richiesta di cancellazione | Cancellazione tempestiva (con cancellazione differita dei backup secondo policy) |
| Documenti fiscali / fatturazione | Per il periodo previsto dalla legge (di norma 10 anni) |
| Log tecnici e di sicurezza | Per il tempo necessario alle finalità di sicurezza |
| Candidature al programma partner | Fino a 12 mesi dall'ultimo contatto se la collaborazione non parte, poi cancellazione automatica; se diventi partner, per tutta la durata della collaborazione |
| Log di invio email (tracciamento consegna/apertura) | Fino a 12 mesi, poi cancellazione automatica |
| Messaggi WhatsApp archiviati nel CRM | Fino a 24 mesi, poi cancellazione automatica |
| Messaggi e commenti di Facebook e Instagram archiviati nel CRM | Fino a 24 mesi, poi cancellazione automatica |
Hai diritto, nei limiti di legge, di: accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20), opposizione (art. 21) e di revocare il consenso in qualsiasi momento.
Gli strumenti di esportazione (formati CSV/JSON) e cancellazione dei dati sono sempre disponibili e gratuiti dalla pagina "I miei dati" del pannello, anche a prova scaduta e senza alcun condizionamento al pagamento. Per le altre richieste scrivi a umdigistore@pec.it; risponderemo entro un mese.
Come chiedere la cancellazione dei dati raccolti tramite Facebook, Instagram o WhatsApp. Se hai collegato un account Meta a Zaenit (ad esempio il numero WhatsApp Business, la Pagina Facebook o l'Instagram della tua azienda) e vuoi che i dati ricevuti tramite quel collegamento vengano cancellati, puoi: (a) scollegare il numero dal pannello (WhatsApp → Collega WhatsApp → «Scollega») oppure la Pagina (Social → Collega i social → «Scollega») ed eliminare i dati da "I miei dati"; oppure (b) scrivere a umdigistore@pec.it indicando l'azienda e il numero o la Pagina collegati. Cancelliamo i dati entro 30 giorni e ti confermiamo per iscritto; le copie di sicurezza cifrate si cancellano da sole entro i successivi 30 giorni.
Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Non adottiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o analoghi sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR. La piattaforma può attribuire ai contatti un punteggio di interesse (lead scoring) sulla base di regole impostate dal cliente: è una forma di profilazione a solo supporto organizzativo del cliente (titolare del trattamento), priva di effetti giuridici automatici. Il servizio non è rivolto a minori di 18 anni e non ne raccogliamo consapevolmente i dati.
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32): cifratura delle credenziali e delle chiavi a riposo, controllo degli accessi per ruolo, isolamento dei dati tra clienti (multi-tenant), trasmissione cifrata (HTTPS).
Eventuali aggiornamenti saranno pubblicati in questa pagina con la relativa data; nei casi rilevanti ne daremo informativa.
Ultimo aggiornamento: 18 ottobre 2026 (Gestione social: grafiche dei post con OpenAI o Google). Aggiornamento precedente: 17 ottobre 2026 (Pagina Facebook, Instagram e Messenger collegati tramite Meta; inoltro al programma dell'azienda). Prima ancora: 5 settembre 2026 (elenco fornitori: server dedicato Aruba Cloud, copie di sicurezza Backblaze, collegamento diretto WhatsApp con Meta, trascrizione vocali).